Qué son los gastos
Biga te permite registrar todos los gastos del restaurante (facturas de proveedores, suministros, alquiler…) y automatizar los que se repiten cada mes. Se gestiona en el grupo Facturación → Gastos.
La página Gastos tiene tres pestañas:
- Facturas — el listado principal de facturas de proveedor (antes se llamaba “Listado”).
- Periódicos — los gastos recurrentes que Biga genera solos.
- Albaranes — los albaranes de proveedor que actualizan el stock.
El listado de facturas
En la pestaña Facturas ves todas las facturas de proveedor, con fecha, proveedor, importe y estado de pago. Puedes filtrar por periodo y estado, filtrar por proveedor con el desplegable Todos los proveedores, y marcar las facturas como pagadas.
Cada gasto con su proveedor, importe y estado.
Registrar un gasto
- Pulsa Nuevo gasto.
- Indica proveedor, fecha, concepto e importe. Puedes marcar “Factura con IVA” para desglosar base e IVA.
- Si tienes la factura en papel o PDF, súbela: el sistema puede extraer los datos automáticamente (OCR).
- Guarda.
Más rápido: Hacer foto. Desde el Inicio, pulsa Hacer foto, elige Factura y hazle una foto (o sube el PDF). Biga la lee y te la deja lista para revisar en Gastos.
El buzón de facturas
Cada restaurante tiene una dirección de correo propia para las facturas. Todo PDF o foto que llegue se lee solo y te queda en Gastos para revisar. Nada cuenta hasta que lo validas.
La dirección del restaurante (aquí difuminada), los pasos y los correos recibidos.
La encontrarás en Stock → Compras → Buzón de facturas:
- Copia la dirección y dásela a los proveedores para que te envíen las facturas.
- O reenvía las que ya te llegan a tu correo. La misma pantalla explica cómo hacerlo automáticamente desde Gmail con un filtro; cuando Gmail envíe el código de confirmación, lo verás en la misma pantalla.
- En Correos recibidos ves cada correo y cómo ha ido la lectura (leída, en parte, sin adjuntos…).
Biga no entra en tu correo: solo recibe lo que se envía a esta dirección. Límites: 5 adjuntos por correo, 8 MB por archivo y 40 documentos al día.
Conciliar la factura con los albaranes
Muchos proveedores traen albaranes durante el mes y pasan una sola factura a final de mes. En el detalle de la factura, la sección Conciliación con albaranes lo comprueba por ti:
- Biga propone los albaranes citados en la factura y los del periodo desde la factura anterior del mismo proveedor. Marca los que incluye.
- Te dice si la suma cuadra (con una tolerancia de 1 € o del 0,5 %) o cuánto cobra de más la factura.
- Compara producto por producto: lo facturado que no ha llegado, lo que ha llegado y no se ha facturado, y las cantidades y precios diferentes. También tiene en cuenta lo que marcaste como Ha llegado diferente en el albarán.
- Pulsa Conciliar: la factura queda Conciliada o Conciliada con diferencias. Se puede deshacer.
Si un proveedor nunca trae albaranes, márcalo como «Este proveedor no trae albaranes» y no te pedirá conciliarlo.
La conciliación no mueve el stock: el stock solo entra por albarán.
Incidencias de compra
En Stock → Compras → Incidencias (y con un aviso en el Inicio) tienes lo que no cuadra entre facturas y albaranes:
Cada incidencia con su documento, «Reclamar al proveedor» y «Descartar».
- Importante — factura posiblemente duplicada; factura conciliada con diferencias.
- A revisar — un producto más caro que la última vez; un albarán de hace más de 35 días sin factura; un albarán con diferencias.
- Pendiente — facturas sin conciliar.
Para cada una puedes abrir el documento, descartarla si ya está bien, o:
- Reclamar al proveedor — abre el mensaje ya escrito (documento, diferencias y total) para que lo envíes tú por WhatsApp o correo. Biga no envía nada.
- Ya nos lo han abonado — cuando el proveedor te lo ha abonado (o no te lo ha cobrado), pon el importe y la incidencia se cierra.
Lo que te ha ahorrado Biga
En el Inicio del back-office, la tarjeta Lo que te ha ahorrado Biga resume el mes (y el mes pasado): lo que no se debería pagar por mercancía que llegó diferente, lo que las facturas cobraban de más, las facturas cuadradas, los documentos leídos sin teclear, las subidas de precio detectadas, lo que te han abonado y el tiempo de trabajo ahorrado.
Los gastos recurrentes (los que pagas cada mes lo mismo) se pueden marcar como periódicos y Biga los genera solos.
Gastos periódicos
Los gastos que se repiten (alquiler, cuotas, suscripciones) se configuran una vez como periódicos: indicas el importe y la frecuencia, y Biga crea la entrada automáticamente cada periodo.
Los recurrentes se marcan con el distintivo “Recurrente”.
En la lista distinguirás los periódicos con el distintivo Recurrente, y puedes filtrarlos para ver solo estos.
Albaranes
La pestaña Albaranes muestra los albaranes de proveedor y lleva un badge de pendientes que te avisa de cuántos quedan por validar. Al validar un albarán, los ingredientes entran en el stock. Cómo hacer la foto, revisar las líneas y marcar lo que ha llegado diferente está en Albaranes y stock.
Errores comunes
- El OCR no lee bien una factura → revisa y corrige los campos manualmente antes de guardar; la extracción es una ayuda, no una obligación.
- Una factura del buzón sale con error → vuelve a subirla con Hacer foto.
- La conciliación no cuadra por importe → algún albarán no lleva importes; mira la comparación por productos.
- Un gasto periódico se ha duplicado → comprueba que no lo hayas registrado también a mano ese mes.