Què són les despeses
Biga et permet registrar totes les despeses del restaurant (factures de proveïdors, subministraments, lloguer…) i automatitzar les que es repeteixen cada mes. Es gestiona al grup Facturació → Despeses.
La pàgina Despeses té tres pestanyes:
- Factures — la llista principal de factures de proveïdor (abans es deia “Llistat”).
- Periòdiques — les despeses recurrents que Biga genera soles.
- Albarans — els albarans de proveïdor que actualitzen l’estoc.
La llista de factures
A la pestanya Factures veus totes les factures de proveïdor, amb data, proveïdor, import i estat de pagament. Pots filtrar per període i estat, filtrar per proveïdor amb el desplegable Tots els proveïdors, i marcar les factures com a pagades.
Cada despesa amb el seu proveïdor, import i estat.
Registrar una despesa
- Prem Nova despesa.
- Indica proveïdor, data, concepte i import. Pots marcar “Factura amb IVA” per desglossar base i IVA.
- Si tens la factura en paper o PDF, puja-la: el sistema en pot extreure les dades automàticament (OCR).
- Desa.
Més ràpid: Fer foto. Des de l’Inici, prem Fer foto, tria Factura i fes-li una foto (o puja el PDF). Biga la llegeix i te la deixa a punt per revisar a Despeses.
La bústia de factures
Cada restaurant té una adreça de correu pròpia per a les factures. Tot PDF o foto que hi arribi es llegeix sol i et queda a Despeses per revisar. Res no compta fins que no ho valides.
L’adreça del restaurant (aquí difuminada), els passos i els correus rebuts.
La trobaràs a Stock → Compres → Bústia de factures:
- Copia l’adreça i dona-la als proveïdors perquè t’hi enviïn les factures.
- O reenvia-hi les que ja et arriben al teu correu. La mateixa pantalla explica com fer-ho automàticament des de Gmail amb un filtre; quan Gmail enviï el codi de confirmació, el veuràs a la mateixa pantalla.
- A Correus rebuts veus cada correu i com ha anat la lectura (llegida, en part, sense adjunts…).
Biga no entra al teu correu: només rep el que s’envia a aquesta adreça. Límits: 5 adjunts per correu, 8 MB per fitxer i 40 documents al dia.
Conciliar la factura amb els albarans
Molts proveïdors porten albarans durant el mes i passen una sola factura a final de mes. Al detall de la factura, la secció Conciliació amb albarans ho comprova per tu:
- Biga proposa els albarans citats a la factura i els del període des de la factura anterior del mateix proveïdor. Marca els que inclou.
- Et diu si la suma quadra (amb una tolerància d’1 € o del 0,5 %) o quant cobra de més la factura.
- Compara producte per producte: el que s’ha facturat però no ha arribat, el que ha arribat però no s’ha facturat, i les quantitats i preus diferents. També té en compte el que vas marcar com a Ha arribat diferent a l’albarà.
- Prem Conciliar: la factura queda Conciliada o Conciliada amb diferències. Es pot desfer.
Si un proveïdor no porta mai albarans, marca’l com a «Aquest proveïdor no porta albarans» i no et demanarà conciliar-lo.
La conciliació no mou l’estoc: l’estoc només entra per albarà.
Incidències de compra
A Stock → Compres → Incidències (i amb un avís a l’Inici) tens el que no quadra entre factures i albarans:
Cada incidència amb el seu document, «Reclamar al proveïdor» i «Descartar».
- Important — factura potser duplicada; factura conciliada amb diferències.
- A revisar — un producte més car que l’última vegada; un albarà de fa més de 35 dies sense factura; un albarà amb diferències.
- Pendent — factures sense conciliar.
Per a cada una pots obrir el document, descartar-la si ja està bé, o:
- Reclamar al proveïdor — obre el missatge ja escrit (document, diferències i total) perquè l’enviïs tu per WhatsApp o correu. Biga no envia res.
- Ja ens ho han abonat — quan el proveïdor t’ho ha abonat (o no t’ho ha cobrat), posa l’import i la incidència es tanca.
El que t’ha estalviat Biga
A l’Inici del back-office, la targeta El que t’ha estalviat Biga resumeix el mes (i el mes passat): el que no s’hauria de pagar per mercaderia que va arribar diferent, el que les factures cobraven de més, les factures quadrades, els documents llegits sense teclejar, les pujades de preu detectades, el que t’han abonat i el temps de feina estalviat.
Les despeses recurrents (que paguen cada mes el mateix) es poden marcar com a periòdiques i Biga les genera soles.
Despeses periòdiques
Les despeses que es repeteixen (lloguer, quotes, subscripcions) es configuren un cop com a periòdiques: indiques l’import i la freqüència, i Biga crea l’entrada automàticament cada període.
Les recurrents es marquen amb el distintiu “Recurrent”.
A la llista distingiràs les periòdiques amb el distintiu Recurrent, i pots filtrar-les per veure només aquestes.
Albarans
La pestanya Albarans mostra els albarans de proveïdor i porta un badge de pendents que t’avisa de quants n’hi ha encara per validar. En validar un albarà, els ingredients entren a l’estoc. Com fer la foto, revisar les línies i marcar el que ha arribat diferent és a Albarans i estoc.
Errors comuns
- L’OCR no llegeix bé una factura → revisa i corregeix els camps manualment abans de desar; l’extracció és una ajuda, no obligatòria.
- Una despesa periòdica s’ha duplicat → comprova que no l’hagis registrat també a mà aquell mes.
- Una factura de la bústia surt amb error → torna-la a pujar amb Fer foto.
- La conciliació no quadra per import → algun albarà no porta imports; mira la comparació per productes.