Albarans i stock

Albarans i estoc

Biga porta l’estoc dels teus ingredients i el lliga amb les compres:

• Entra quan valides un albarà del proveïdor (amb la foto del mòbil, en un minut).
• Baixa sol quan vens plats, segons l’escandall de cada plat.
• Les elaboracions pròpies (massa, salses, postres…) resten els seus ingredients i sumen el que feu.
• El recompte posa l’estoc al dia amb el que hi ha de debò al magatzem.

Tot es fa al back-office, al menú Stock (Ingredients, Escandalls i Compres).

Fer foto d’un albarà

Quan arriba el gènere, el més ràpid és fer la foto de l’albarà amb el mòbil. El botó Fer foto és a l’Inici, a Compres i a Albarans.

1. Tria Albarà (o Factura, si el que tens és una factura).
2. Prem Fer foto de l’albarà: el paper pla, amb llum i que es vegi sencer. També pots pujar un PDF o una foto que ja tinguis.
3. Biga el llegeix (sol trigar entre 15 i 40 segons) i te’l deixa per revisar, línia per línia.

Els albarans rebuts, els que són a mig revisar i els ja validats.

Revisar les línies

Cada línia de l’albarà ha d’anar a un ingredient perquè entri a l’estoc. Per a cada una tens tres opcions:

• Triar — l’enllaces amb un ingredient que ja tens. Biga en proposa un amb «Potser és:».
• Crear nou — crea l’ingredient al moment. Biga proposa el nom net, com es compta i el format a partir del que posa el proveïdor («12 X 200 G» → paquets de 200 g) i et diu quantes unitats entraran a l’estoc. Si ja en tens un de semblant, t’ho avisa perquè no en tinguis dos.
• No és d’stock — per a coses que no vols controlar (neteja, envasos…).

Biga recorda cada enllaç: el proper albarà d’aquest proveïdor ja surt enllaçat sol, amb el format («1 caixa = 3 kg»).

Preus que no quadren. Si una línia diu «1 ud» però pel preu és una caixa, Biga pregunta «Sí, és una caixa de 24». I si un preu surt 3 vegades més car o més barat que de costum, t’ho avisa abans de validar: sol voler dir que la quantitat o el format no és bo.

Quan tot és a lloc, prem Validar i entrar a l’stock. Les línies sense ingredient no entren a l’estoc (Biga t’ho recorda abans).

Cada línia enllaçada amb el seu ingredient: estoc i cost al dia.

«Ha arribat diferent»

Si el que arriba no és el que diu l’albarà, a la línia prem Ha arribat diferent:

1. Tria el motiu: En mal estat, No ha vingut, N’han portat de més, Producte equivocat o Altre.
2. Posa quant n’ha arribat de debò amb els botons Menys / Més.
3. Afegeix una nota («2 caixes aixafades») i, si vols, fes una foto del producte.

A l’estoc entra el que ha arribat de debò. Si després la factura ho cobra igualment, Biga t’ho avisarà en conciliar-la (vegeu Despeses). I des de la mateixa revisió pots reclamar al proveïdor amb el missatge ja escrit.

L’albarà i la comanda

Si l’albarà és d’una comanda que vas fer, Biga pregunta «És d’alguna comanda que vas fer?» i proposa les comandes obertes del mateix proveïdor («Comanda 12 del 30/09 · 5 de 6 productes coincideixen»).

Un cop enllaçada, compara el que vas demanar, el que diu l’albarà i el que ha arribat: el que falta, el que no havies demanat i les quantitats diferents. En validar l’albarà, la comanda queda rebuda (o rebuda en part) i l’estoc entra una sola vegada.

Comandes als proveïdors

A Stock → Compres tens una targeta per proveïdor amb el que cal demanar (els ingredients sota mínim) i les comandes en curs. Des d’aquí crees la comanda, la revises i l’envies. Biga IA et suggereix què comprar segons l’estoc i el consum.

Una targeta per proveïdor; Biga IA suggereix què demanar.

Per omplir la comanda de pressa, prem Dictar o escriure: escriu-la tal com la diries («3 caixes de tomàquet, 5 quilos de mozzarella») o dicta-la amb el micròfon del teclat del mòbil. Biga la converteix en línies i enllaça cada producte amb el teu catàleg.

Quan arribi la mercaderia, fes la foto de l’albarà i enllaça’l amb la comanda (vegeu més amunt). Així no cal marcar la comanda com a rebuda a mà.

Productes dels proveïdors

A Stock → Compres, la drecera Productes dels proveïdors mostra tots els productes que han aparegut a les teves factures i albarans. Cada un s’ha d’enllaçar un sol cop amb el teu ingredient:

Confirma la coincidència, tria un altre ingredient o marca’l com a «No és d’stock».

• Confirmar les coincidències que Biga ha trobat (també totes d’un cop).
• Triar ingredient si no l’encerta, o No és d’stock.
• Si encara no tens els ingredients, pots crear els que falten des d’aquí, amb nom, unitat, format i l’últim preu.

A partir d’aquí, les línies noves d’aquests productes s’enllacen soles.

L’estoc d’ingredients

A Stock → Ingredients veus el nivell de cada ingredient, el seu cost i les alertes.

Nivell actual, cost i alertes de mínim per ingredient.

• Les targetes Sota mínim i Sense stock són clicables: filtren la llista.
• El filtre Estat et deixa veure només els que estan sense stock, en negatiu, sota mínim o amb alertes.
• El cost de cada ingredient és el preu mitjà ponderat de les compres: si tens 2 kg a 10 € i n’entren 3 kg a 12 €, el cost passa a 11,20 €/kg. Així el cost dels plats no salta cada vegada que arriba una altra marca.
• La fitxa diu el cost per kg, per g, per l… i t’avisa si un preu per gram sembla el preu del paquet.

Si un preu canvia de cop (3 vegades o més), la fitxa pregunta si era una correcció o si el proveïdor l’ha canviat. Les correccions no surten a l’evolució de costos.

Per completar

La pestanya Per completar reuneix el que falta perquè l’estoc i els costos siguin bons, i ho pots arreglar allà mateix:

• Escandalls — plats sense escandall: posa què porten i quant, en grams.
• Receptes — elaboracions sense recepta.
• Per comptar — ingredients en negatiu o que no s’han comptat mai.
• Sense preu — ingredients sense cost (els plats que els porten surten més barats del que són).

Mínims suggerits

Prem Mínims suggerits i digues cada quants dies us arriba comanda. Biga calcula el mínim de cada ingredient amb el que s’ha gastat els últims 28 dies (vendes, elaboracions i mermes). Revisa les xifres, corregeix les que vulguis i prem Desar. Per defecte només surten marcats els que encara no tenen mínim.

El recompte

L’estoc no s’edita a mà: es compta. Prem Fer recompte per obrir el Full de recompte:

Escrius el que hi ha i Biga mostra la diferència abans de desar.

1. Filtra per proveïdor (és més fàcil comptar per zones) o per Per revisar (negatius i mai comptats).
2. Escriu el que hi ha. Si un producte ve en caixes, pots comptar caixes senceres + soltes.
3. Prem Desar recompte. Biga registra la diferència de cada línia i et diu quins no quadraven.

Només es desen les línies que omples. Si trobes al magatzem un producte que no és a Biga, prem Afegir producte (o No hi és? Afegir «…» des del cercador): el crees i el comptes al moment.

També ho comptes en… A la fitxa de l’ingredient pots dir que també el comptes en una altra unitat («1 kg = 0,4 pots»). El full de recompte t’hi afegeix una casella i ho converteix sol. Ideal per als gelats, que es compren en pots i es pesen.

Elaboracions

Una elaboració és un ingredient que feu vosaltres: massa, salses, escalivada, tiramisú… Té la seva recepta i el seu estoc.

La recepta de la salsa: una tanda fa 5 l, amb el cost per tanda i per litre.

1. A la fitxa de l’ingredient, prem Afegir recepta: una tanda fa (p. ex. 64 boles) i quins ingredients porta. Biga calcula el cost de la tanda i el cost per unitat.
2. Fes-la servir als escandalls dels plats com qualsevol ingredient.
3. Cada cop que en feu, registreu-ho amb He fet una tanda: es resten els ingredients en proporció i se suma l’elaboració a l’estoc.

La cuina ho pot fer des del TPV, a ⚙ → Elaboracions, sense entrar al back-office. Si un dia la tanda ha sortit diferent, Avui ha estat diferent deixa posar les quantitats reals (vegeu El TPV).

Arreglar el catàleg

• Canviar la unitat — si un ingredient era en «ud» però el fas servir en kg, la fitxa el converteix amb l’equivalència («1 sac = 25 kg»): estoc, mínim, cost i escandalls d’un cop.
• Fusionar — si tens el mateix producte dues vegades (una altra marca, o un albarà en va crear un de nou), a la fitxa prem Fusionar. Tries quins s’hi ajunten, el nom que queda i, si vols, l’estoc real. Primer Revisar et mostra el resultat; després confirmes. Escandalls i enllaços de proveïdor passen a l’ingredient que queda; els altres queden inactius amb el seu historial.
• Importar — per començar de zero, a Ingredients prem Importar i enganxa les columnes del teu Excel (o puja un CSV amb la Plantilla). Veuràs una vista prèvia abans d’importar.

Consum intern: l’estoc també pot baixar per material que es gasta però no es ven (paper, film, sabó, consum de l’equip…). Al catàleg d’ingredients marques quins han de sortir a la pantalla Consum intern del TPV (menú de l’engranatge), i l’equip els resta quan els gasta.

Errors comuns

• L’estoc surt negatiu → no han entrat els albarans d’aquell producte. Fes la foto dels albarans i, després, un recompte.
• Una línia d’albarà no troba l’ingredient → prem Crear nou des de la mateixa línia.
• L’estoc no baixa en vendre → el plat no té escandall. Mira-ho a Stock → Per completar → Escandalls.
• Tinc dues vegades el mateix ingredient → fes servir Fusionar a la fitxa.